Politike privatnosti - ljudski potencijali

I. UVODNE ODREDBE

Valamar Riviera d.d. (dalje u tekstu: Valamar) prepoznaje značaj zaštite osobnih podataka i potrebe zakonite, poštene i transparentne obrade istih kako bi se zaštitile slobode i prava pojedinaca.

Nadalje, Valamar svaku obradu osobnih podataka poduzima u uvažavajući nužnost i proporcionalnost kao i ostala načela zaštite osobnih podataka, te štiteći prava i slobode svakog ispitanika.

Ova Politika opisuje svrhu i ciljeve prikupljanja, obrade i upravljanja osobnim podacima u vezi zaposlenja unutar Valamara, a koji se temelji na najvišim standardima zaštite podataka, uvažavajući zahtjeve koje postavlja Opća uredba o zaštiti podataka (dalje u tekstu: Uredba).

Politikom se utvrđuje primjena osnovnih načela zaštite podataka i općenito zakonitost i okvir obrade osobnih podataka zaposlenika, tražitelja posla, osoba na praksi (učenici), stručnom usavršavanju, stipendista te drugih osoba čiji se podaci obrađuju u okviru radnopravnih i srodnih odnosa (primjerice: studenti koji rade temeljem tzv. studentskog ugovora).

II. POJMOVI

Pojmovi u smislu ovoga Pravilnika imaju jednako značenje kao pojmovi korišteni u Uredbi.

III. SVRHA I OBVEZA PRIMJENE

Svrha Politike je uspostavljanje okvira zaštite osobnih podataka bivših i sadašnjih zaposlenika, tražitelja posla, osoba na praksi, stručnom usavršavanju, stipendista te drugih osoba čiji se podaci obrađuju u okviru radnopravnih i srodnih odnosa (primjerice: studenti koji rade temeljem tzv. studentskog ugovora), na razinu koju zahtijeva Uredba.

Radi ispunjavanja svrhe Politikom se uspostavljaju primjereni procesi zaštite i upravljanja osobnim podacima ispitanika, kada se obrada provodi u vezi sa zaposlenjem, uključujući i obradu podataka članova obitelji zaposlenika, tražitelja posla, ostalih osoba u poslovnom odnosu usporedivim s radnim odnosom ili osoba na praksi i stručnom usavršavanju.

Politika se primjenjuje na sve obrade osobnih podataka u vezi zaposlenja koje se provode unutar Valamara, a obveznici njezine primjene su sve osobe koje djeluju pod vodstvom Valamara.

IV. NAČELA OBRADE PODATAKA

Valamar je prepoznao načela obrade podataka kao osnovne vrijednosti koje moraju biti poštivane tijekom cijelog ciklusa obrade osobnih podataka, od njihovog prikupljanja pa sve do njihovog uništenja ili drugog prestanka obrade.

Svaka organizacijska jedinica u okviru primjene ove Politike posebno pazi na poštivanje načela obrade podataka, Valamar stoga osigurava obradu osobnih podataka u sljedećim okvirima:
1. Zakonito, pošteno i transparentno – obrada će biti moguća ako je ista utvrđena zakonom ili ako je potrebna radi ostvarivanja prava i obveza iz radnog odnosa, odnosno u vezi s radnim odnosom i svakim usporedivim odnosom kao što su praksa ili osposobljavanje, u što je uključen i selekcijski postupak za rad, praksu, osposobljavanje ili drugo obavljanje zadataka pod vodstvom Valamara.
Pošteno – posebno se uvažava specifičan odnos gdje osobe koje djeluju pod vodstvom Valamara nemaju mogućnost ravnopravnog odlučivanja o procesima obrade svojih podataka, pa je njihova sloboda raspolaganja vlastitim podacima ograničena. Stoga, u odlučivanju o obradama podataka u vezi zaposlenja posebno se vodi računa o takvom nejednakom položaju gdje ispitanici često nisu u mogućnosti sami zaštititi vlastitu privatnost.
Transparentno – Valamar potiče ispitanike da se informiraju o obradama svojih osobnih podataka te pruža mogućnost lakog i razumljivog informiranja. Od samog
prikupljanja podataka kada su ispitanici informirani o svim aspektima obrade podataka pa sve do prestanka obrade podataka ispitanicima se pruža jednostavan i brz pristup vlastitim podacima što uključuje mogućnost uvida i dobivanja kopije u skladu s odredbama Uredbe. Određene informacije mogu se ograničiti samo kada je to zahtijevano zakonom ili kada je to nužno za zaštitu trećih osoba.
2. Uz ograničenje svrhe – Valamar će osobne podatke obrađivati u one svrhe u koji su prikupljeni a u druge svrhe ako su za to ispunjeni uvjeti iz Opće uredbe o zaštiti podataka. Podaci se mogu obrađivati u podudarne svrhe samo uzimajući u obzir (a) svaku vezu između svrha prikupljanja osobnih podataka i svrha namjeravanog nastavka obrade; (b) kontekst u kojem su prikupljeni osobni podaci, posebno u pogledu odnosa između ispitanika i Valamara; (c) prirodu osobnih podataka, osobito činjenicu obrađuju li se posebne kategorije osobnih podataka u skladu s člankom 9. Uredbe ili osobni podaci koji se odnose na kaznene osude i kažnjiva djela u skladu s člankom 10. Uredbe; (d) moguće posljedice namjeravanog nastavka obrade za ispitanike; te (e) postojanje odgovarajućih zaštitnih mjera.
3. Uz ograničenje pohrane – Valamar će zadržavati podatke u obliku koji omogućuje identifikaciju ispitanika samo onoliko dugo koliko je potrebno u svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju, a duže samo ako je dopušteno Uredbom.
4. Uz smanjenje količine podataka – Valamar obrađuje podatke ako su primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno u vezi zaposlenja. Posebno se pazi da se ne prikupljaju podaci za koje ne postoji opravdana potreba za obradom.
5. Vodeći računa o točnosti – Valamar osigurava da su podaci prikupljeni u vezi zaposlenja točni i prema potrebi ažurni; a poduzima mjere kako bi se u okviru svojih
mogućnosti izbrisali ili ažurirali netočne podatke.
6. Vodeći računa o cjelovitosti i povjerljivosti – Valamar tehničkim i organizacijskim mjerama pruža odgovarajuću sigurnost osobnih podataka, uključujući zaštitu od neovlaštene ili nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja primjenom odgovarajućih tehničkih ili organizacijskih mjera. Relevantne mjere primjenjuju se vodeći računa o rizičnosti svake vrste obrade podataka.

V. ZAKONITOST OBRADE

U skladu s propisima o radu osobni podaci u vezi zaposlenja se obrađuju samo ako je obrada propisana zakonom ili ako je potrebna radi ostvarivanja prava i obveza iz radnog odnosa, odnosno u vezi s radnim odnosom i svakim usporedivim odnosom kao što može biti stručna ili studentska praksa ili osposobljavanje, u što je uključen i postupak odabira kandidata za rad, praksu, osposobljavanje ili drugo obavljanje radnih obveza u okviru Valamara.

Kako bi se poštivala zakonitost obrade, uz primjenjive propise o radu, Valamar obrađuje osobne podatke u vezi zaposlenja samo ako je ispunjen najmanje jedan od sljedećih uvjeta:

Obrada je nužna za izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik stranka ili kako bi se poduzele radnje na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora: obrada podataka u ovom smislu obuhvaća među ostalim ranije prikupljanje dokumentacije radi pravovremene prijave i izrade ugovora, kao i za ostale pogodnosti koje ostvaruju zaposlenici kao i primjerice obradu podataka broja bankovnog računa radi isplate plaće, prikupljanje podataka o zaposleniku radi dodjele radne odjeće po mjeri ili obradu podataka o izvršavanju obveza ispitanika u svrhu određivanja varijabilnog dijela plaće.

Obrada je nužna radi poštovanja pravnih obveza Valamara: Valamar kao poslodavac ima brojne obveze koje su propisane zakonom. Ova obveza obuhvaća dostavu podataka državnim tijelima ili prikupljanje podataka kao što su oni o evidenciji o radnicima, podataka iz putnih naloga ili podataka putem nadzornih kamera sukladno propisima o zaštiti novčarskih institucija, obrada na temelju pravnih obveza može se odnositi i na posebne kategorije osobnih podataka kada se primjerice za određene poslove traže posebni certifikati o zdravstvenom stanju, poslovni certifikati te primjerice slanje OIB-a zaposlenika koji rade na radnim mjestima na kojima se izdaju računi sve sukladno propisima vezano uz fiskalizaciju u prometu gotovinom.

Obrada je nužna za potrebe legitimnih interesa Valamara ili treće strane koji nisu jači od interesa ili temeljnih prava i sloboda ispitanika koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka: kod primjene ove pravne osnove Valamar procjenjuje da je obrada primjerena poslovnim potrebama, da je što manje invazivna i da interesi ispitanika ne nadjačavaju legitimne interese Valamara ili treće strane. Ispitanik u ovim situacijama uvijek ima pravo prigovoriti na takvu obradu. Legitiman interes koji je jači od interesa ispitanika prisutan je primjerice u nekim situacijama provođenja mjera videonadzora, kod praćenja razumnog korištenja sredstava poslodavca ili kod provjere pritužbe gosta na ponašanje osobe koja djeluje pod vodstvom Valamara.
Obrada je nužna kako bi se zaštitili ključni ili životno važni interesi ispitanika ili druge fizičke osobe: pravo na zaštitu osobnih podataka nije apsolutno pravo i Valamar ga ujednačava s drugim temeljnim pravima u skladu s načelom proporcionalnosti. Valamar uvažava mogućnost da je u nekim situacijama potrebno obrađivati osobne podatke kako bi se zaštitili ključni interesi ispitanika ili druge fizičke osobe, primjerice stupanja u vezu s kontaktom za hitne slučajeve koji je ispitanik prijavio ili kod davanja zdravstvenih podataka medicinskom osoblju kada to zahtijevaju ključni interesi fizičkih osoba.

Privola: u odnosima u vezi zaposlenja je specifičan pravni temelj jer je ispitanik vrlo ograničen glede dobrovoljnosti takvih privola. U tom smislu, iznimne su situacije kada je ispitanik u položaju dobrovoljno dati, odbiti davanje ili povući privolu uzimajući u obzir odnos ovisnosti prema Valamaru. Kada obrađuje osobne podatke u vezi zaposlenja na temelju privole, Valamar posebno vodi računa da su to situacije u kojima ne postoje nikakve, formalne ili neformalne, posljedice za davanje, odbijanje davanja ili uskraćivanja privole. Kada se obrada temelji na privoli, ispitanik može povući privolu u svakom trenutku bez negativnih posljedica.

Identifikacija pravnog temelja za svaku obradu podataka je ključna kako bi se znalo koja su prava i obveze Valamara u svakom konkretnom odnosu. Pri identifikaciji zakonitosti obrade sudjelovat će Službenik za zaštitu podataka koji će prema jasnim i unaprijed definiranim kriterijima savjetovati organizacijske jedinice Valamara koje provode određenu obradu.

VI. SVRHE OBRADE PODATAKA U VEZI ZAPOSLENJA

U okviru obrada podataka koje se provode u vezi zaposlenja, Valamar je identificirao sljedeć svrhe obrade:
1. Selekcija kadrova: uključuje prikupljanje i daljnju obradu relevantne natječajne dokumentacije, testiranje i ocjenjivanje, prikupljanje i analizu informacija o kandidatima iz javno dostupnih izvora uključujući informacije koje kandidat sam o sebi javno objavio ako je to važno zbog rizika koje određeno radno mjesto
podrazumijeva.
2. Smanjivanje reputacijskog rizika: prikupljanje i analiza informacija o zaposlenicima i osobama u usporedivom odnosu iz javno dostupnih izvora uključujući informacije koje je sam ispitanik o sebi javno objavio ako je to važno zbog rizika koje određeno radno mjesto podrazumijeva.
3. Zaključenje ugovora: obrada u svrhe zaključenja ugovora o radu, studentskog ugovora, stručne prakse ili stručnog osposobljavanja, ugovora o stipendiranju s osobama koje nisu u radnom odnosu u Valamaru ili bilo kojeg drugog usporedivog odnosa.
4. Ostvarivanje materijalnih i drugih prava: obrada je nužna kako bi se ostvarila materijalna i druga prava zaposlenika, osoba u usporedivom odnosu ili drugih
osoba (npr. djeca, supružnici ili korisnici osiguranja), primjerice za ostvarivanje prava za ulazak u mjere aktivne politike zapošljavanje (stalni sezonac), za ostvarenja dodatnih prava radnika po kolektivnom ugovoru Valamara i drugo.
5. Ispunjenje ugovora: obrada podataka je nužna u svrhu ispunjenja ugovora od strane ispitanika, što uključuje ispunjenje radnih obveza, praćenja njihovog izvršavanja i osiguravanja svih relevantnih mjera za njihovo izvršavanje.
6. Upravljanje radnim učinkom: ova svrha uključuje i informacije o postizanju prethodno utvrđenih ciljeva, pravovremenom ispunjenju ciljeva, te daljnje analize
radi utvrđivanja budućih ciljeva, upravljanja ljudskim resursima, utvrđivanja iznosa nagrada i drugim relevantnim mjerama.
7. Nagrađivanje: obrada uključuje nagrađivanje odnosno isplate fiksnog i varijabilnog dijela naknade, pri čemu takva obrada može obuhvatiti i podatke o povredama etičkih i drugih internih pravila, podaci iz sustava upravljanja radnim učinkom, o pohađanim edukacijama, kao i sve druge relevantne podatke.
8. Educiranje: obrada u svrhe educiranja osoba koje djeluju pod vodstvom Valamara uključujući i provjere znanja, što uključuje i sve potrebne radnje za kandidiranje i prijavljivanje ispitanika, analizu stečenih znanja i sve druge relevantne informacije za organiziranje, provedbu i daljnje postupanje po provođenju edukacija.
Informiranje: prikupljanje i obrada podataka u svrhu kvalitetnog i pravovremenog informiranja kandidata o otvorenim pozicijama i natječajima, odnosno mogućnostima zaposlenja unutar Valamara i prikupljanje i obrada podataka u svrhu kvalitetnog i pravovremenog informiranja svih zaposlenika Valamara o novonastalim promjenama ili posebnim obavijestima važnim za ostvarivanje prava iz radnog odnosa ili važne obavijesti iz područja opće upućenosti u događanja i aktivnosti u Valamaru u vezi ostvarivanja prava iz radnog odnosa ili svakog usporedivog odnosa.
9. Zaštita imovine i osoba: uključuje praćenje ulaza/izlaza iz poslovnih prostorija, korištenja službenih mobilnih uređaja, računalne opreme, internetskog i telefonskog prometa, automobila, prostorija, i druge imovine Valamara kao i pristup imovini gostiju u skladu s internim aktima.
10. Prestanak radnog odnosa: obrada podataka zbog prestanka ugovora o radu ili drugog usporedivog ugovora, a radi ispunjenja zakonskih i ugovornih obveza.
11. Praćenje etičnog ponašanja: obrada uključuje sve postupke u kojima se istražuje poštivanje propisa o etičnom ponašanju ili propisa u vezi zaštite dostojanstva, odnosno u okviru bilo kojeg drugog disciplinskog postupanja, bez obzira je li ispitanik prijavljena osoba ili prijavljenik.
12. Zaštita na radu: obrada podataka može biti potrebna i u slučajevima kada je nužna za ispunjenje svrhe posebnih propisa o zaštiti na radu uključujući alkotestiranje sukladno propisima.

Valamar ima legitiman interes ostvarivati razne pogodnosti za svoje zaposlenike, kao i olakšati neke poslovne procese. U tom smislu Valamar može temeljem posebne odluke odlučiti o raznim alatima kojima se postižu te svrhe (primjerice izdavanje radnicima ID kartice kojima se ostvaruju popusti, davanje određenih uputa putem sms-a i sl.) u kojem slučaju će pravodobno obavijestiti sve radnike.

Pored navedenih svrha moguća je obrada osobnih podataka i u druge specifične svrhe, ali uvijek u okviru koji je zakonom propisan ili ako je obrada potrebna za ostvarivanje prava i obveza iz radnog odnosa, odnosno u vezi s radnim odnosom i svakim usporedivim odnosom.

VII. VRSTE OSOBNIH PODATAKA KOJI SE OBRAĐUJU

Posebne kategorije osobnih podataka: posebne kategorije osobnih podataka obrađuju se samo ako su ispunjeni uvjeti iz članka 9. Uredbe. Primjerice, Valamar obrađuje podatke koje spadaju u posebne kategorije osobnih podataka, kao što su podaci o članstvu u sindikatu (na primjer kod ostvarivanja posebnih prava prema relevantnim propisima), vjerskim ili filozofskim uvjerenjima (na primjer kod ostvarivanja prava na dodatne neradne dane za vjerske blagdane, ako je pojedinac dobrovoljno otkrio takve podatke u navedenu svrhu), ili podataka koji se odnose na zdravlje (na primjer prema posebnim propisima o zaštiti na radu ili vođenja evidencije o radnicima).

Podaci o kaznenim osudama i kažnjivim djelima: kada za to postoji zakonsko ovlaštenje, Valamar obrađuje i osobne podatke koji se odnose na kaznene osude i kažnjiva djela, kao što su na primjer uvjerenja o nekažnjavanju.

Osobni podaci koji ne spadaju u prethodne dvije skupine: takvi osobni podaci čine najveći dio obrađenih podataka a to su identifikacijski i kontakt podaci poput imena i prezime, OIB, bračno stanje, adrese i mjesto prebivališta/boravišta, podaci o radnom mjestu, edukacijama, certifikatima, podaci iz dosjea radnika, podaci koji nastaju na temelju kretanja u prostorijama pod video nadzorom, te drugi podaci određeni pozitivnim propisima.

VIII. PRAVA ISPITANIKA

Ispitanici čiji se podaci obrađuju u okviru ove Politike mogu ostvariti sljedeća prava u granicama koje propisuje Uredba:

  • Pravo na informiranje: ispitanik ima pravo biti informiran o obradi i njezinim svrhama. Valamar vodi računa o pružanju ispitaniku svih informacije koje su
    neophodne za osiguravanje poštene i transparentne obrade uzimajući u obzir kontekst obrade.
  • Pravo na brisanje („pravo na zaborav“): ispitanik ima pravo zatražiti od Valamara brisanje osobnih podataka koji se na njega odnose, bez nepotrebnog odgađanja sukladno uvjetima iz Uredbe. Posebno ograničenje ovog prava je propisano zakonom a odnosi se na obvezu dugotrajnog čuvanja podataka iz radnog odnosa.
  • Pravo na pristup podacima: Valamar će na zahtjev ispitanika pružiti mu potvrdu obrađuju li se njegovi osobni podaci te ako se takvi osobni podaci obrađuju, pristup osobnim podacima i svrsi obrade, kategorijama podataka, potencijalnim primateljima kojima će osobni podaci biti otkriveni, i drugim podacima u skladu sa zahtjevima Uredbe. Ispitanik ima pravo dobiti i presliku osobnih podataka koji se obrađuju.
  • Pravo na ispravak: ispitanik ima pravo bez nepotrebnog odgađanja ishoditi od Valamara ispravak netočnih osobnih podataka koji se na njega odnose. Uzimajući u
    obzir svrhe obrade, ispitanik ima pravo dopuniti nepotpune osobne podatke.
  • Pravo na prenosivost podataka - Ispitanik ima pravo zaprimiti osobne podatke koji se odnose na njega u strukturiranom, uobičajeno upotrebljavanom i strojno čitljivom formatu u skladu s zahtjevima Uredbe.
  • Pravo na prigovor – kada Valamar obrađuje podatke na temelju svojih legitimnih interesa koji su jači od interesa ispitanika, tada ispitanik ima pravo na temelju svoje posebne situacije u svakom trenutku uložiti prigovor na obradu osobnih podataka koji se odnose na njega.
  • Pravo na ograničenje obrade – ispitanik ima od Valamara mogućnost tražiti ostvarenje prava na ograničenje obrade u slučaju da osporava točnost osobnih podataka, smatra da je obrada nezakonita te se protivi brisanju osobnih podataka i umjesto toga traži ograničenje njihove uporabe te je ispitanik uložio prigovor na obradu i očekuje potvrdu nadilaze li legitimni razlozi voditelja obrade razloge ispitanika

Valamar na zahtjev pruža informacije o poduzetim radnjama u vezi ostvarivanja prava ispitanika bez nepotrebnog odgađanja i u svakom slučaju u roku od mjesec dana od zaprimanja zahtjeva. Taj se rok može prema potrebi produljiti za dodatna dva mjeseca, uzimajući u obzir složenost i broj zahtjeva. Valamar obavješćuje ispitanika o svakom takvom produljenju u roku od mjesec dana od zaprimanja zahtjeva, zajedno s razlozima odgađanja.

Ako ispitanik podnese zahtjev elektroničkim putem, Valamar informacije pruža elektroničkim putem ako je to moguće, osim ako ispitanik zatraži drugačije.

IX. DAVANJE PODATAKA DRUGIM SUBJEKTIMA

U okviru izvršavanja zakonskih obveza, Valamar je obvezan dostaviti podatke u vezi zaposlenja javnim institucijama poput Hrvatskom zavodu za mirovinsko osiguranje, Hrvatskom zavodu za zdravstveno osiguranje, Poreznoj upravi te Središnjem registru osiguranika i mirovinskim društvima. Također Valamar je obvezan u određenim slučajevima dostaviti podatke u vezi zaposlenja Hrvatskom zavodu za zapošljavanje primjerice radi uključenja zaposlenika u mjere aktivne politike zapošljavanja, nadležnim policijskim postajama odnosno Minisatrstvu unutarnjih poslova primjerice u slučaju boravka viših državnih dužnosnika u Valamarovim objektima, kao i za izdavanje dozvola za rad, Ministarstvu turizma u slučaju zapošljavanja stipendista i u ostalim slučajevima kada propisi to nalažu.

Također određeni podaci šalju se bankama ili mirovinskim fondovima u okviru isplata plaća, a podaci se mogu slati i vjerovnicima u skladu s ovršnim propisima.

Određeni osobni podaci dostavljaju se i poslovnim subjektima u svrhe pružanja specifičnih usluga kao na primjer usluge zdravstvenih pregleda zaposlenika (ugovorena medicina rada), nadalje, institucijama koje organiziraju zakonski obvezne edukacije (zaštitu na radu, higijenski minimum, toksikologija) ili u svrhe dodjele i korištenja službenih kartica, službenih mobilnih uređaja ili za kupovinu goriva.

Moguća je dostava podataka vanjskim subjektima – izvršiteljima obrade - koji dalje obrađuju podatke u ime Valamara koji djeluje kao voditelj obrade. S takvim subjektima se sklapa detaljan ugovor u pogledu njihovih ovlasti i obveza kod obrade osobnih podataka, a sukladno zahtjevima Uredbe.

U određenim situacijama moguće je da vanjski subjekti zajedno s Valamarom zajednički odrede svrhe i načine obrade osobnih podataka, tada su ti vanjski partneri i Valamar zajednički voditelji obrade. U tim odnosima, zajednički voditelji obrade na transparentan način određuju svoje odgovornosti za poštovanje obveza iz Uredbe, osobito s obzirom na ostvarivanje prava ispitanika i svojih dužnosti poštivanja transparentnosti obrade, osim ako su odgovornosti zakonom utvrđene.

Ako u okviru obrade podataka dolazi do iznošenja podataka u treće zemlje, Valamar osigurava poštivanje visokih standarda zaštite kako bi se poštovao najviši moguć standard zaštite osobnih podataka, a u skladu sa strogim zahtjevima Uredbe. U tom smislu, kada su u primjeni međunarodni prijenosi osobnih podataka, Valamar će informirati ispitanika o namjeri iznošenja osobnih podataka trećoj zemlji ili međunarodnoj organizaciji te o postojanju ili nepostojanju odluke Europske komisije o primjerenosti.

Ujedno, uputit će se ispitanika na prikladne ili odgovarajuće zaštitne mjere i načine pribavljanja njihove kopije ili mjesta na kojem su stavljene na raspolaganje ako prijenos podliježe odgovarajućim zaštitnim mjerama prema članku 46. Uredbe, primjeni obvezujućih korporativnih pravila prema članku 47. Uredbe ili ako je primjenjiv članak 49. stavak 1. podstavak 2. Uredbe. Svaki prijenos osobnih podataka u treće zemlje bit će izvršen u skladu s poglavljem V. Uredbe.

X. ROKOVI ČUVANJA PODATAKA

Osobni podaci obrađeni u vezi zaposlenja čuvaju se u skladu s važećim zakonskim propisima. Često je zakonom propisana obveza trajnog čuvanja podataka u vezi radnih odnosa, to se na primjer odnosi na isplatne liste i na analitičke evidencije o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi.

U situacijama kada je Valamar ovlašten sam utvrditi rokove čuvanja podataka, isti se utvrđuju vodeći računa o svrsi obrade i interesima ispitanika da se podaci unište, a svako čuvanje podataka na dulja razdoblja moguće je samo u svrhe arhiviranja u javnom interesu te u druge svrhe izrijekom navedene u Uredbi.

O rokovima čuvanja podataka ili o kriterijima koji se koriste prilikom utvrđivanja tih rokova ispitanika se informira putem internih akata.

XI. SLUŽBENIK ZA ZAŠTITU PODATAKA (DPO) I PRAVO NA PRITUŽBU

Uzimajući u obzir značaj koji zaštita podataka i općenito privatnost imaju za Valamar, Valamar je imenovao Službenika za zaštitu podataka.

Službenik za zaštitu podataka u skladu s odredbama Uredbe informira i savjetuje zaposlenike i najviši menadžment Valamara. Službenik za zaštitu podataka ujedno prati poštovanje Uredbe te drugih pravnih obveza o zaštiti podataka kao i politike Valamara u odnosu na zaštitu osobnih podataka, što uključuje i praćenje raspodjele odgovornosti, podizanje svijesti i osposobljavanje osoblja koje sudjeluje u postupcima obrade te povezane revizije.

Službenik za zaštitu podataka surađuje s nadzornim tijelom za zaštitu podataka i obavlja druge zadaće u skladu s Uredbom i drugim primjenjivim propisima.

Ispitanici mogu Službenika za zaštitu podataka kontaktirati putem adrese elektroničke pošte dpo@valamar.com.

Postupanja po zahtjevima ispitanika u pravilu su besplatna, ali ako su zahtjevi ispitanika očito neutemeljeni ili pretjerani, a osobito zbog njihovog učestalog ponavljanja, Valamar ima pravo naplatiti razumnu naknadu na temelju administrativnih troškova ili odbiti postupiti po zahtjevu.

Također, ispitanici imaju pravo podnijeti pritužbu nadzornom tijelu (Agencija za zaštitu osobnih podataka) ako smatraju da su im povrijeđena prava na zaštitu podataka.

XII. POSTUPAK ZAPOŠLJAVANJA

Valamar kao potencijalni poslodavac prikuplja, obrađuje i čuva sve podatke kandidata za zapošljavanje u Valamaru u bazi kandidata na temelju njihove dobrovoljne prijave.

U bazi kandidata su osobe koje su svoje prijave za zaposlenje dobrovoljno poslale Valamaru na neki od sljedećih načina:

  • putem web prijavnog obrasca i papirnatog prijavnog obrasca koji služe kao svojevrsni životopisi (CV) kada šalju otvorene molbe
  • putem maila ljudski.potencijali@valamar.com ili natjecaj@valamar.com kada se javljaju na točno određeni natječaj.koje su bile u radnom ili drugom usporedivom odnosu u Valamaru i koje su dale privolu da njihove podatke Valamar čuva u svojoj bazi kandidata i nakon završetka tog odnosa
  • koje su bile u radnom ili drugom usporedivom odnosu u Valamaru i koje su dale privolu da njihove podatke Valamar čuva u svojoj bazi kandidata i nakon završetka tog odnosa

Valamar ima legitiman interes koristiti dobivene e-mail adrese, ali i ostale dostavljene kontakt podatke za kontaktiranje kandidata vezano uz zaposlenje. Primjerice, nakon prijave, kandidati dobivaju automatski odgovor da je njihova prijava zaprimljena te da će biti kontaktirani kandidati čije su kvalifikacije i iskustva u skladu s traženima za pojedina radna mjesta.

Također Valamar ima legitiman interes provjeriti dostavljene podatke. Ako kandidati koji su se prijavili na određen natječaj nisu dali privolu da se njihovi podaci koje su dali u životopisu čuvaju u bazi podataka kandidata, njihovi podaci se brišu u roku od dva mjeseca nakon završetka konkretnog natječaja.

Podaci svih ostalih kandidata čuvaju se u bazi kandidata do najviše 10 godina. U svakom slučaju svi kandidati imaju sva prava ispitanika kako je pobliže obrazloženo u poglavlju VIII ove Politike.

Valamar temeljem poduzetničkog ugovora upravlja turističkim dijelom poslovanja društva Imperial Riviera d.d. sa sjedištem u Rabu, Jurja Barakovića 2, OIB: 90896496260 (dalje: Imperial Riviera). Valamar između ostalog, organizira natječaje, prikuplja prijave kandidata za zaposlenje u Imperial Rivieri. Sve pristigle prijave koje se odnose na Imperial Rivieru se prenose u bazu podataka kandidata za Imperial Rivieru koja je posebno kreirana za kandidate koji se javljaju za poslove Imperial Riviere te Imperial Riviera ima pravo uvida u te podatke.

Svi gore navedeni uvjeti se odnose i na kandidate koji se javljaju za zaposlenje u Imperial Rivieri.

XIII. RADNI ODNOS I OSTALI USPOREDIVI ODNOSI

Valamar kao poslodavac prikuplja, obrađuje i čuva sve podatke radnika u bazi radnika koja se vodi u informatičkom programu (HRnet.) Podaci koji se prikupljaju navedeni su u Pravilniku o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima koje je objavilo Ministarstvo rada i mirovinskoga sustava. Osim tih podataka Valamar može u dosjeu radnika čuvati i ostale podatke koji su određeni pravilnicima Valamara (primjerice: opomene i sl.).

Svi podaci radnika čuvaju se u bazi radnika datumom zasnivanja radnog odnosa i ažurno se vode do prestanka radnog odnosa te se isti čuvaju kao dokumentacija trajne vrijednosti sukladno relevantnim propisima.

Valamar u svojoj bazi čuva i podatke ostalih osoba u poslovnom odnosu usporedivim s radnim odnosom ili osoba na praksi i stručnom usavršavanju i to s početkom rada i ažurno ih vodi do prestanka rada te se čuvaju sukladno relevantnim propisima. Poseban su slučaj podaci učenika na praksi koji mogu biti maloljetnici o kojima se vodi posebna pažnja i čiji se podaci prikupljaju i čuvaju sukladno posebnim propisima uz odobrenje škole i roditelja.

Podaci o plaći, platne liste - podliježu posebnim propisima o čuvanju. U svakom slučaju svi radnici i ostale osobe u poslovnom odnosu usporedivim s radnim odnosom ili osoba na praksi i stručnom usavršavanju imaju sva prava ispitanika kako je pobliže obrazloženo u poglavlju VIII ove Politike.

XIV. SUSTAV VIDEONADZORA

Valamar kao voditelj obrade ima legitimni interes provesti mjere videonadzora radi zaštite imovine i osoba, a u odnosu na određene radne pozicije i zakonsku dužnost postaviti nadzorne kamere koje snimaju zaposlenike i sve osobe koje se kreću u vidokrugu nadzorne kamere.

Valamar na propisani način označava sva mjesta na kojima je postavljen videonadzor. Valamar je svjestan da videozapisi sadrže osobne podatke svih osoba koje se kreću u vidokrugu kamere, te ih stoga čuva s posebnom pažnjom, ima uređen sustav sigurnosti, dostupnosti te politiku brisanja istih koja je uređena internim pravilima o sigurnosti Valamara.

Videozapisi se redovito presnimavaju tako da se automatski brišu nakon najviše 15 dana od dana snimanja. Iznimno, videozapisi se čuvaju duže ako su dokaz u postupku pred nadležnim državnim tijelima. Izuzeti videozapisi će biti pohranjeni u centralnom dojavnom sustavu s izuzetno ograničenim pristupom.

U slučaju vođenja sudskih i/ili kaznenih postupaka, Valamar može koristiti navedene videozapise.

Uvid u osobne podatke na videozapisima mogu imati i treće osobe, izvršitelji obrade, ugovorni partneri Valamara registrirani i stručni za pružanje usluga zaštite osoba i imovine, a koji ni na koji način ne koriste samostalno navedene podatke nego se brinu o sigurnosti centralnih nadzornih i dojavnih sustava.

Valamar sukladno propisima ima suglasnost i Radničkog vijeća za postavljanje sustava videonadzora.
Na sve ostale pojedinosti vezane uz videonadzor primjenjuju se posebni propisi koji uređuju to područje.

XV. OBVEZA ČUVANJA POVJERLJIVOSTI PODATAKA

Obveza je zaposlenika, osoba na praksi i stručnom usavršavanju te drugih osoba angažiranih u okviru radnopravnih i srodnih odnosa, da čuvaju povjerljivost svih osobnih podataka koje saznaju u okviru zaposlenja ili svakog srodnog odnosa s Valamarom.

Ova Politika stupa na snagu 9. listopada 2018.godine.